Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Pardia jäsenjärjestöjen jäsenrekisterin käsittelijänä

Pardia on noin 30 000 jäsenen ammattiliitto, johon kuuluu 18 jäsenjärjestöä. Pardian toimisto ylläpitää 10 jäsenjärjestönsä jäsenrekisteriä. Rekisteri on perustettu vuonna 2005. Jäsenjärjestöt ovat ohjeistaneet jäsenrekisterissä olevien tietojen käsittelyn rekisterin ylläpitäjälle.

Pardian jäsenjärjestöjen* jäsenrekisterin ylläpitäjänä
Palkansaajajärjestö Pardia ry

Y-tunnus: 0932809-6

Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki
puh. 045 7730 1899

Tietosuojavastaava:

Viestintäpäällikkö
Riitta Nieminen
puh. 040 773 6591
riitta.nieminen(at)pardia.fi

Rekisterin nimi
Palkansaajajärjestö Pardian jäsenjärjestöjen jäsenrekisteri, jonka ylläpitäjä Pardia on.

Kunkin järjestön rekisteri on itsenäinen rekisteri ja kukin järjestö on ohjeistanut jäsenrekisterinsä käytöstä rekisterin ylläpitäjää.

Jäsenrekisteri koostuu varsinaisesta jäsenrekisteristä ja sovelluksesta, jossa jäsen voi asioida sähköisesti (WebLyyti). Sähköisen asioinnin tiedot siirtyvät joko sellaiseen rekisteritiedoiksi tai sen jälkeen, kun rekisterin ylläpitäjän käsittelijä ne hyväksyy.

Jäsenjärjestöjen ja -yhdistysten nimeämillä toimihenkilöillä on oikeus käyttää henkilökohtaisilla salasanoilla rekisterin OpenDora-sovellusta, jossa he näkevät vain oman jäsenistönsä tiedot. Lisäksi rekisteriin yhdistyy Jäsenen liittymislomake ja siihen on yhdistetty kirjautuminen sähköiseen asiointiin ja kotisivujen www.pardia.fi PardiaPlus-jäsensivuille ja verkkopalveluissa olevien jäsenjärjestöjen jäsensivuille.

Rekisterin ylläpitämisen peruste

Palkansaajajärjestö Pardia hoitaa jäsenistönsä edunvalvontaa neuvottelujärjestönä ja yhteiskunnallisena vaikuttajana. Pardia tuottaa jäsenjärjestöilleen erilaisia palveluita.

Jäsenet kuuluvat jäsenjärjestöihin* ja -yhdistyksiin

  • Alkoholialan toimihenkilöt ATH:n,
  • Henkilöstöunioni HU:n, Kelan toimihenkilöiden,
  • Maanmittauslaitoksen tekniset MATEn,
  • Maataloustoimihenkilöjärjestöjen Liiton MTJL:n,
  • ProUnionin,
  • Rautatiealan Teknisten ja Toimihenkilöiden Liitto RTTL:n,
  • Sosiaali-, terveys- ja kasvatusalojen ammattiliitto STEKAn,
  • Työ- ja elinkeinohallinnon henkilöstöliitto THHL:n ja
  • Yliopistojen ja tutkimusalan henkilöstöliitto YHL:n jäsenet

joiden yhteisen jäsenrekisterinylläpito on Pardian toimistossa. Liiton tarkoitus ja toiminta on määritelty sääntöjen 2-3 §:ssä. Liitto muodostuu ammattiyhdistystoimintaan liittyvistä jäsenjärjestöistä.

Henkilötietojen käsittelyn ja ylläpidon perusteet ovat  

  • jäsenyyden hoitaminen
  • järjestötoiminta
  • jäsenten edunvalvonta ja palvelujen tarjonta
  • jäsen- ja sidosryhmäviestintä, tapahtumat
  • jäsenkyselyt ja -tutkimukset
  • jäsenmaksujen perintä   
  • Työttömyyskassa Statian, JATTK-työttömyyskassan sekä Julkis- ja yksityisalojen työttömyyskassa – JYTK:n jäsenyys ja työttömyyskassaetuudet.

Rekisterin tietosisältö

Palkansaajajärjestö Pardian jäsenjärjestöt ja jäsenyhdistykset sekä niiden jäsenet, henkilöstön edustajat sekä sidosryhmät, joille lähetetään säännöllisesti postia.

Henkilötiedot:

sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi (tietoa ei ole päivitetty enää sähköisessä liittymislomakkeessa), henkilötunnus, postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, toinen lähiosoite (työ), lisäosoite (työ), postinumero (työ), postitoimipaikka (työ), kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin, sähköposti1 (johon toivotaan liitosta tuleva posti), sähköposti2, äidinkieli, kansalaisuus, markkinointiesto, ammattinimike, koulutusala, henkilöstöedustukset, sukupuoli, jäsenjärjetön ja -yhdistyksen määrittelemät luokitustiedot

Jäsenyystiedot:

liittoon liittymispvm, jäsenyhdistys, jäsenyhdistykseen liittymispvm, jäsenlaji, jäsenlajin alkupäivä, jäsennumero, työttömyyskassa, työttömyyskassaan liittymispvm, järjestöyksikköhistoria, sopimusala

Työnantajatiedot:

työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm, työsuhteen toimiala, asema työsuhteessa, palvelussuhteen laji

Jäsenmaksutiedot:

maksajan maksupäivä, jäsenmaksun tilittäjä, jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa

Luottamustehtävät:

järjestötehtävät ja luottamustehtävät Palkansaajajärjestö Pardiassa /jäsenjärjestössä ja -yhdistyksessä sekä STTK:ssa

Rekisterin tietolähteet

Jäsenjärjestöjen ja jäsenyhdistyksen jäsen, työnantajat, jäsenmaksujen tilittäjät, Työttömyyskassa Statia, JATTK-työttömyyskassa sekä Julkis- ja yksityisalojen työttömyyskassa – JYTK, Väestörekisteri, Posti, jäsenjärjestöt ja jäsenyhdistykset.

Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ko. liiton ja sen toiminnan ulkopuolisiin tarkoituksiin. 

Palkansaajajärjestö Pardia ilmoittaa verottajalle suoritetut jäsenmaksut sähköisessä muodossa.

Jäsenjärjestöille ja -yhdistyksille toimitetaan pyynnöstä sähköisesti/paperimuodossa jäsenluettelot pyydetyillä tiedoilla. 

Tietoja luovutetaan vakuutusedun tarjoajalle vakuutussopimuksen nojalla: jäsennumero, nimi, osoite, henkilötunnus. Luovutuksen perusteena on jäsenen antama suostumus. Tietoja luovutetaan sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.

Tietoja luovutetaan työttömyyskassoille sähköisesti/paperimuodossa sekä teknisen tietoliikenne/käyttöyhteyden avulla.

Jäsenjärjestön pyynnöstä osoitetiedot toimitetaan sähköisesti jäsenjärjestölle/painotaloille toimitettavaksi lehden postitusta varten.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, jos henkilö on kieltänyt luovutuksen.

Palkansaajajärjestö Pardia ei siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Oikeus tulla unohdetuksi

Jäsen voi vaatia, että hänen henkilötietonsa poistetaan ja ettei niitä käsitellä sen jälkeen, kun henkilötietoja ei enää tarvita niitä tarkoituksia varten, joita varten ne alun perin kerättiin, ellei käsittelylle ole laillista perustetta. Vrt. säilytysajat.  

Henkilötietojen poistamisessa, että henkilön poisto-oikeus koskee vain niitä tietoja, jotka rekisteröitynyt on itse itsestään antanut tai jotka ovat syntyneet hänen toimintansa tuloksena (esim. jäsenmaksuhistoria, luottamustoimet). vrt. säilytysajat.

Rekisterin suojaus

Rekisterintietojärjestelmä ja tiedot on suojattu tavanomaisesti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Jäsenjärjestöt tai -yhdistykset säilyttävät omat jäsentietonsa/käyttökappaleensa manuaalisesti/sähköisesti. Rekisterissä säilytetään jäsentiedot kunkin voimassa olevan lain edellyttämän säilytysajan (mm. Yhdistys-, kirjanpito- sekä työttömyyskassalaki).

Tietosisällön käsittelijät

Rekisteritietoihin on pääsy ja palvelimella olevia tietoja käyttävät tehtäviensä mukaisesti Pardian henkilöstö sekä nimetyt jäsenjärjestöjen ja jäsenyhdistysten toimihenkilöt ja määritellyt luottamushenkilöt, joilla on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin OpenDora-sovelluksen kautta henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. OpenDora käyttäjien tiedot on tarkistettu kaikilta jäsenjärjestöiltä ja ne on tallennettu järjestelmään. Jäsenjärjestöjen vastaavat, että tiedot ovat oikein.                

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot sekä saada niistä kopio pyydettäessä (EU-tietosuoja-asetus). 

Tiedon korjaaminen

Reksiterin pitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, vanhentuneen tai puutteellisen henkilötiedon.

 

henkilötietolaki (523/199) 10 §

päivitys 23.5.2018/RN

Palkansaajajärjestö Pardia ry:n verkkopalvelujen rekisteriseloste

henkilötietolaki (523/99) 10 §

Rekisterinpitäjä

Palkansaajajärjestö Pardia ry
Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki

Tietosuojavastaava
Viestintäpäällikkö Riitta Nieminen

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käyttötarkoituksena on Palkansaajajärjestö Pardian verkkopalveluiden käytön seuranta ja väärinkäytösten valvonta.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä

Henkilörekisteri sisältää henkilötietoja Palkansaajajärjestö Pardia ry:n verkkopalveluiden jäsensivuille kirjautuneista henkilöistä.

Kuvaus rekisteröityihin liittyvistä tiedoista ja tietoryhmistä

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja ja tietoryhmiä:

Henkilötiedot
henkilön etu- ja sukunimi
henkilön henkilötunnus
henkilön sähköpostiosoite
jäsenjärjestötunnus
henkilön yhdistystunnus
tunnukset henkilön rekisterissä voimassaolevista järjestö- ja luottamustehtävistä.

Palvelun käyttöä koskevat tiedot
palveluun kirjautumisaika

Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin tulevat yllä mainitut henkilötiedot tallentuvat järjestelmään kirjautumisen yhteydessä Lyyti-jäsenrekisteristä. Kirjautuneella käyttäjällä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa järjestelmään integroidulla WebLyyti -sovelluksella.

Tietojen luovuttaminen


Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään tietojärjestelmässä, johon on pääsy ainoastaan Palkansaajajärjestö Pardian järjestelmän pääkäyttäjillä. Pääkäyttäjiä hallinnoi verkkopalveluiden päätoimittaja viestintäpäällikkö Riitta Nieminen. Tietojärjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on suojattu palomuurilla.

Rekisterissä olevien omien tietojen tarkistaminen

Rekisterissä olevalla on aina oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoa Palkansaajajärjestö Pardian verkkopalveluihin on rekisteröinyt. Tietopyyntö on esitettävä omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti Palkansaajajärjestö Pardia ry:n toimistossa. Tietojen tarkistusta koskevat pyynnöt pyydämme lähettämään osoitteeseen:

Palkansaajajärjestö Pardia ry
Riitta Nieminen
Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki

Tämän rekisteriselosteen lisäksi on laadittu erilliset selosteet palautteella tai lomakkeella lähetetyistä tiedoista muodostuvista rekistereistä sekä jäsenen sähköinen asiointi jäsenrekisterin kanssa.

Pardian verkkopalveluissa olevat lomakkeet

Palkansaajajärjestö Pardia ry:n verkkopalveluissa olevien lomakkeiden keräämät tiedot on tarkoitettu ainoastaan palautteen ja tietojen keräämiseen lomakkeissa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Palautteen antaminen anonyymisti on mahdollista vain, mikäli käyttäjä ei ole kirjautunut jäsensivuille ja ellei nimeä ole lomakkeessa vaadittu pakolliseksi.

Kunkin lomakkeen keräämien tietojen perusteella syntyy lomakekohtainen henkilörekisteri.

Lomakerekisterien rekisterinpitäjä on Palkansaajajärjestö Pardia ry, Ratamestarinkatu 11, 00520. Yhteyshenkilönä toimii viestintäpäällikkö Riitta Nieminen, riitta.nieminen(at)pardia.fi, gsm 040 773 6591.

Lomakerekisterit koostuvat sähköisesti annettujen lomakkeiden sisältämistä tiedoista. Mikäli lomake lähetetään järjestelmään kirjautuneena, rekisterissä näkyy myös lomakkeen lähettäjän nimi, vaikka sitä ei lomaketta täytettäessä vaadittaisikaan.

Palautteet tai lomakkeet säilytetään, kunnes asia on käsitelty, kuitenkin korkeintaan 6 kk:n ajan. Tietojärjestelmä on salasanasuojattu ja on palomuurilla varustetulla palvelimella.

Palautteen tai lomakkeen tietoja lähetettäessä ne välittyvät verkossa SSL-suojatussa yhteydessä.

Palautteen tai lomakkeen tietoja ei luovuteta millekään muulle taholle.

Palautteen tai lomakkeen lähettäneellä on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisena viestintäpäällikkö Riitta Niemiselle.