Suunnitelmallinen ajankäyttö lisää työhyvinvointia

Ihmisen elämä on monien tekijöiden summa. Kaikkien osatekijöiden olisi oltava tasapainossa, jotta hän voi hyvin. Työhyvinvointiin vaikuttavat työntekijän fyysinen ja psyykkinen terveys, työyhteisön tila ja monet muut tekijät.

Kaikki kaipaavat työrauhaa. Yhteiskuntamme jatkuva muutos ja erityisesti julkisen sektorin muutokset etenevät hengästyttävällä vauhdilla. Tämä aiheuttaa jännitteitä työpaikoilla. Muutos koskettaa tai on lähellä kaikkia työntekijöitä.

Ja sitten on kiire. ”On niin kiire, ettei ehdi tehdä mitään” on usein toistettu lause. Kannattaisiko pysähtyä ja miettiä, miten oman ajankäytön saisi hallintaan? Onko koko organisaation asiat järjestetty niin, että niin sanotulle oikealle työnteolle jää riittävästi aikaa? Tarvitaan suunnitelmallisuutta, jolla koko työyhteisön asioiden hoito järjestetään tarkoituksenmukaisella tavalla. Usein muutosta perustellaan sillä, että karsitaan kaksinkertaiset ja turhat työt pois. Tarvitseeko päämme vähemmän tarkoituksellisia työtehtäviä, jotka välillisesti hyödyttävät koko työntekoa?

Osallistuin elokuussa ajankäytön hallinnan kurssille, jossa ratkaisuksi tarjottiin työn jakamista tärkeysjärjestykseen: A = kiireelliset, tärkeät työt, B = vähemmän kiireelliset ja vähemmän tärkeät työt ja C = työt, jotka eivät ole niin tärkeitä eivätkä varsinkaan kiireellisiä.

Työntekijä voisi miettiä tehtäviään tämän jaon mukaan ja järjestää ne uudelleen. Kalenterointi ja aikataulutus ovat suunnitelmallisen ajankäytön edellytyksiä. Tärkeille töille on deadlinet, ja niiden tekemiseen on varattava aikaa. Suunnitelmallisuus helpottaa tuloksen tekoa. Myös työyhteisöjen työt ovat aikataulutettavissa. Yhteisössä voidaan suunnitella, kuka työt tekee ja milloin. Tiimimäinen työnteko, vastuun jakaminen ja tehtävien delegointi helpottavat tuloksen kokoamista. Yhteisillä pelisäännöillä toimiminen ja avun antaminen ja tarjoaminen työtovereille kohottavat yhteisöllisyyttä.

Työtä ja ajankäyttöä on ajateltava kokoisvaltaisesti. Ihminen on psykofyysinen kokonaisuus, jonka työhyvinvointi rakentuu ruumiillisesta terveydestä ja rauhallisesta mielestä. On varattava aikaa työstä palautumiselle ja omille asioille. Työntekijä tarvitsee aikaa ollakseen luova ja tuottava. Kun kysytään mitä kuuluu, tavallinen vastaus on kiire. Toivottavasti oppisimme suunnittelemaan ajankäyttömme ja voisimme vastata kysymykseen mielenrauhaa ja tyyneyttä.

Pardian sopimusasiantuntija Satu Henttonen