Työelämässä pärjää viestintätaidoilla

Ihmiset ottavat jo vastuuta omasta tiedonsaannistaan, toteaa dosentti Elisa Juholin. – Olemme turtuneet ajattelemaan viestintää tiedon siirtämisenä ja yksisuuntaisena tiedottamisena. Nyt haetaan vuorovaikutteisuutta. Ihmiset haluavat vaikuttaa työyhteisöönsä ja olla mukana sen kehittämisessä, sanoo dosentti Elisa Juholin Helsingin yliopistosta.

Juholin vetää Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun Työyhteisöviestintä 2010 -tutkimushanketta, joka päättyy vuonna 2008. Hankkeen tavoitteena on selvittää viestinnän olemusta 2000-luvun tietoperustaisissa organisaatioissa ja kehittää menetelmiä viestinnän suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin.

Juholinin mukaan ihmisten vaikuttamishalun pitäisi näkyä työyhteisön käytännöissä. Osaaminen ja tieto sijaitsevat siellä, missä työtä tehdään, ja tämän hyödyntäminen edellyttää uudenlaista suhtautumista viestintään.

– Ihmiset ovat koulutettuja eivätkä tyydy olemaan pelkkiä tiedon siirtämisen kohteita. Yksisuuntainen tiedotus ei enää riitä työyhteisön viestinnäksi. Osaamisen jakaminen, tiedon vaihdanta ja aktiivisuus ovat avainsanoja työyhteisön koosta tai toimialasta riippumatta.

Motivaatio, sitoutuminen ja jaksaminen ovat nousseet tapetille.

– On hienoa, että Suomessa työelämä on tasavertaista. Maamme on pitkään ollut demokratia, ja ay-liike on vaikuttanut vahvasti siihen, että ihmiset ovat aktiivisia työyhteisöissään, Juholin sanoo.

– Nuoremmissa organisaatioissa ihmiset ottavat jo vastuuta tiedonsaannistaan, ovat itse aktiivisia. Ilmapiiri arvostaa mielipiteitä ja näkemyksiä.

Avoimeen työyhteisöön

Valtionhallinnon tuottavuusohjelma on esimerkki isosta muutoksesta, joka myllertää työyhteisöjä.

– Näen nämä muutokset mahdollisuutena siihen, että ihmiset voivat keskustella omassa yhteisössään ja muuttaa toimintatapojaan.

Juholin kannustaa työyhteisöjä miettimään tavoitteitaan ja keskustelemaan siitä, kuinka esimerkiksi työt voidaan parhaiten järjestää. Hän korostaa, että onnistunut työyhteisöviestinnän muutos perustuu vapaaehtoisuuteen.

Juholin on havainnut ihmisten väsymistä jatkuvaan projektimylläkkään.

Kriittisiä hetkiä on luvassa ainakin, jos hankkeisiin osallistuvat eivät ole selvillä hankkeen perimmäisestä tarkoituksesta. Innostuneimmankin mielenkiinto laantuu.

– Hankkeiden viestinnässä vastuu on vetäjän lisäksi kaikilla osallistujilla. On vastuutonta työntekijältä heittäytyä passiiviseksi odottajaksi ja sitten, kun tapahtuu virheitä, sanoa, ettei hän tiennyt asiasta mitään, Juholin muistuttaa.

Jotta työntekijä voi kantaa vastuuta työyhteisöstä, sen on oltava hänelle läheinen. Työpaikalla jokaisella tulee olla tunne siitä, että hänen työtään arvostetaan.

– Omassa työyhteisössäni yliopistossa viestinnän laitoksen loppukäyttäjä on oppilas. Olen viime kädessä vastuussa hänelle tässä jokapäiväisessä tutkijan työssäkin. Mutta samalla myös opiskelijalla on vastuunsa yhteisömme toimivuudesta.

Muutoksen taustat oltava selvillä

Viestinnän onnistuminen on kiinni siitä, kuinka hyvin yhteisö sitoutuu yhteiseen päämäärään. Valtionhallinnossa henkilöstön ongelmana on monesti tietämättömyys muutoshankkeiden suurista linjoista. Jatkuvassa muutoksessa henkilöstö ei aina tunne edes työyhteisöään. Työntekijälle ei riitä, että työnantaja perustelee muutoksen läpivientiä kustannusten pienentämistarpeella.

– Muutoksen taustat pitäisi olla kaikilla avoimesti tiedossa. Esimerkiksi syy siihen, miksi toiminnot siirretään toiselle paikkakunnalle, on oltava kaikkien työyhteisön jäsenten tiedossa, Juholin sanoo.

Palvelurakenneuudistuksissa Juholin näkee mahdollisuuksia silloin, kun kyseessä on uuden yksikön perustaminen. Porukka voi yhdessä miettiä, kuinka osaaminen organisoidaan ja osaamisalueet yhdistetään parhaalla tavalla.

Juholin korostaakin, että työn ilo ja into tekemiseen syntyvät siitä, että jokainen pääsee vaikuttamaan omaan tehtäväänsä ja työyhteisönsä muodostumiseen.

– Työhyvinvointi paranee sitä mukaa, kun vaikuttamismahdollisuudet lisääntyvät.

Viestintätaidot osa ammattitaitoa

Työyhteisöjen kulttuurin muutos on ehdottomasti myös esimieskoulutuksen paikka.

– Ylin johto on sisäistänyt uuden kulttuurin, mutta esimiestasolla on vielä puutteita.

Juholin uskoo, että viestinnällä voidaan vaikuttaa motivaatioon ja sitoutumiseen. Sitä pidetään yhä turhaan tiedon yksisuuntaisena liikkeenä. Esimerkkinä tiedon yksisuuntaisesta välittämisestä Juholin mainitsee henkilöstölle tiedottamisen. Se ei kannusta mielipiteiden vaihtoon, jolloin uudet ideat jäävät syntymättä.

– Viestintä ole pelkästään viestintäammattilaisten asia, sillä 90 prosenttia viestinnästä tapahtuu työyhteisössä. Tiedotus on siitä vain jäävuoren huippu, Juholin muistuttaa.

– Käytänkin sanontaa ajantasaistiedon vaihdanta, jota tapahtuu esimerkiksi projektipäällikön ja tiimin välillä. Projektiin osallistujat käsittelevät tietoa ja tuovat sen erimuotoisena takaisin yhteisöön. Työelämässä vastuuta on pakko hajauttaa, sillä yksi ihminen ei voi tietää kaikesta kaikkea.

– Jokaisen työntekijän viestintätaidot korostuvat. Ne ovat osa ammattiosaamista.

Näin ei ollut vielä teollisuusyhteiskunnassa, johon viestintäkulttuurimme edelleen pohjautuu.

– Nyt haussa on viestinnän kokonaisvaltainen ymmärtäminen työelämässä. Tutkimushanke on tuonut myös minulle, pitkän työuran tehneelle, paljon uutta vipinää työhöni.

Saara Pennanen

« Takaisin